個人情報保護方針

制定日/2007年4月1日
改定日/2023年4月20日
エポックトランスポート株式会社
代表取締役　下河辺哲雄

私たちエポックトランスポート株式会社は、主として運送に関する事業を行っています。お客様に最適なサービスをご提供する際に、お客様の大切な個人情報をお預かりすることがございます。氏名、住所、電話番号など個人を特定する情報に対して私たちは、適切な利用・管理を行う義務があると考えます。そのために、以下の取り組みを実施し事業を行っていくことを宣言いたします。

１．個人情報の取得・利用・提供について
個人情報を保護・管理する体制を確立し、適切な取得・利用・提供に関する規程を定め、これを遵守いたします。
特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（以下、"目的外利用"という。）を行わないこと及びそのための措置を講じること。
利用目的を超えて個人情報の取り扱いを行う場合には、予めご本人の同意を得ます。

２．個人情報の安全対策
個人情報に対するリスク（個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩等）に対して、適切な予防・是正措置をとり、個人情報の安全性・正確性を確保いたします。

３．個人情報に関する法令・規範の遵守
個人情報に関する法令・規範を常に意識し、その内容を遵守いたします。

４. 個人情報保護への取り組みの継続的改善について
個人情報の保護を適切に行うため、個人情報保護マネジメントシステムを継続改善いたします。

５．個人情報の取扱いに関するお問合わせ及び苦情、相談への対応先
エポックトランスポート株式会社
　個人情報保護管理者
　〒162-0041 東京都新宿区早稲田鶴巻町501石塚ビル1F
　TEL：03-5286-7131
　FAX：03-5286-7133
　E-mail：「インフォアットマーク※」epoch-transport.jp
　　※英語表記とアットマーク記号に書き換えて下さい。
　（受付時間：9:00～17:00[平日]）

個人情報のお取扱いについて

■当社が取り扱う個人情報の利用目的

１．ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的
⇒取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

２．前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

保有個人データに関する事項の周知

■当社で保有している保有個人データ、または第三者提供記録に関して、ご本人又はその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）については、以下の要領にて対応いたします。

ａ）事業者の名称：エポックトランスポート株式会社

ｂ）個人情報の保護管理者：天野 裕治（業務部｜連絡先：03-5286-7131）

ｃ）全ての保有個人データの利用目的

ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
　エポックトランスポート株式会社 　個人情報問合せ窓口
　〒162-0041 東京都新宿区早稲田鶴巻町501石塚ビル1F
　TEL：03-5286-7131、FAX：03-5286-7133
　（受付時間：9:00～17:00[平日]）

ｅ）認定個人情報保護団体：現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

ｆ）保有個人データの開示等の求めに応じる手続き

１）開示等の求めの申し出先：上記個人情報問合せ窓口にお申し出下さい。※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出下さい。原則としてご希望に沿って対応いたします。

２）開示等の求めに関するお手続き

2-1）お申出受付後、当社から所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送します。
2-2）ご記入頂いた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送下さい。
2-3）上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録して頂いている個人情報のうち本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報を照合させて頂きます。
2-4）回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にて行います。

３）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
　開示等をお求めになる方が代理人である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人ご自身を証明する資料を同封して下さい。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をして下さい。また各資料は個人番号を含まないものをお送り頂くか、全桁を墨塗り等の処理をして下さい。

3-1）代理人である事を証明する資料
　＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人の場合＞
　　本人の委任状（原本）
　＜代理人が未成年者の法定代理人の場合＞下記いずれかの写し
　　戸籍謄本、住民票（続柄の記載されたもの）、その他法定代理権の確認ができる公的書類
　＜代理人が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
　　後見登記等に関する登記事項証明書、その他法定代理権の確認ができる公的書類
3-2）代理人ご自身を証明する資料
　　運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出下さい） 、住民票

４）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
　1回のお求めにつき1,000円
（書面でのご請求の場合は、お送り頂く請求書等に郵便為替を同封して下さい。その他の方法でご請求される場合は、ご請求時にご相談させて頂きます。）

ｇ）保有個人データの安全管理のために講じた措置（本人の知り得る状態に置くことにより当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれのあるものを除く）

１）基本方針の策定
　保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

２）保有個人データの取扱いに係る規律の整備
　保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

３）組織的安全管理措置

3-1）保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実、または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
3-2）保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

４）人的安全管理措置

4-1）保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
4-2）保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

５）物理的安全管理措置

5-1）保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
5-2）保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

６）技術的安全管理措置

6-1）アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
6-2）保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス、または不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

本人が知り得る状態とする方法は、次の通りとする。

ｈ）a)～g)の事項については予め文書化し、個人情報保護管理者の承認を得た上で当社ホームページにて公表することとする。

ｉ）本人からの求めがあった場合には苦情相談窓口責任者が応じることとし、遅滞無く文書にて送付することとする。

以上